Location de produits et de services / DigiLoc Plus

1. Présentation

Digi Location + gère la location de produits et de services dans Dolibarr, avec les documents habituels : propositions commerciales, commandes, factures. Le module ne modifie pas le Core de Dolibarr.

• Produits louables : un onglet « Location » sur la fiche d’un produit ou d’un service (unitaire, plusieurs exemplaires ou sans limite de nombre).
• Tarifs de location à l’heure, à la demi-journée, au jour, à la semaine, au mois, à l’année, au forfait ou sans limite de durée ; dégressifs selon la durée ; propres à un client.
• Coefficients de durée : un produit au prix journalier voit son prix calculé selon le nombre de jours de la location (un coefficient par jour, réglable).
• Disponibilités : périodes disponibles ou indisponibles, répétées chaque année si besoin.
• Propositions et commandes de location : une période de location sur chaque ligne, un prix calculé d’après les tarifs, une référence propre aux locations.
• Réservations : la proposition réserve provisoirement, la commande réserve fermement (validation refusée si le produit n’est plus disponible).
• Agenda et planning de tous les produits louables, par semaine, mois ou année.
• Bons de location et bons de retour : sortie du stock vers un entrepôt de location, retour dans l’entrepôt d’origine, produits manquants facturés.

2. Prérequis et installation

2.1 Prérequis

Élément	Version
Dolibarr	20.0.0 à 24.0
PHP	7.4 à 8.3
Framework NSINFO (module « NSINFO »)	23.8.6 ou supérieure, installé et activé (gratuit) — framework NSINFO
Modules Dolibarr	Produits, Services et Stock (entrepôts) actifs

Dans le module Stock, l’option autorisant la gestion de stock des services doit être activée : les produits en location sont des services. Sans ces éléments, l’activation du module est refusée avec un message.

2.2 Installation

1. Menu « Déployer / installer un module externe » de Dolibarr : glisser l’archive du module puis cliquer sur « Envoyer le fichier » (voir la page d’installation d’un module).
2. Activer le module dans la liste des modules (voir la page d’activation et de paramètres).

2.3 Mise à jour / réactivation

Après une mise à jour, désactivez puis réactivez le module : menus, droits et tables sont mis à jour.

3. Configuration

Menu Accueil – Configuration – Modules, bouton de configuration de Digi Location +. Les réglages sont répartis en sous-onglets (Couleurs, Entrepôt, Jours travaillés, Coefficients, PDF des bons) et, pour la numérotation et les modèles de documents, en onglets dédiés ; le sous-onglet choisi est mémorisé. Les réglages s’enregistrent dès qu’ils changent.

3.1 Couleurs

Une couleur par type de réservation dans l’agenda et le planning : commandes, propositions validées, commandes brouillon, propositions brouillon, périodes indisponibles, bordure d’un produit complet. Deux autres couleurs règlent le point de couleur placé devant un libellé de location (liste des produits louables) et devant la référence d’une proposition ou commande de location (listes standard de Dolibarr).

3.2 Entrepôt de location

Entrepôt dédié aux produits en location (le bouton + en crée un). Le nombre d’exemplaires louables d’un produit reste son stock total dans Dolibarr, tous entrepôts confondus.

3.3 Jours travaillés

Du lundi au vendredi par défaut. Les autres jours sont grisés dans l’agenda et le planning. Si le premier jour d’une location tombe un jour non travaillé, le matériel sort le dernier jour travaillé précédent ; si le dernier jour est non travaillé, il revient le premier jour travaillé suivant. Cette période réelle est prise en compte dans la disponibilité.

Le week-end compte pour 1 jour (case à cocher) : samedi et dimanche sont facturés comme une seule journée. Du vendredi au lundi, la location compte 3 jours facturés au lieu de 4 ; samedi + dimanche = 1 jour ; samedi seul = 1 jour ; vendredi au dimanche = 2 jours ; vendredi au lundi de la semaine suivante = 9 jours au lieu de 11. L’option s’applique à la durée en jours des tarifs au jour et des coefficients.

L’option Désactiver l’option jour d’enlèvement non compté retire la case « Jour d’enlèvement non compté » des propositions et commandes de location : le jour d’enlèvement est alors toujours compté (voir 6.2).

L’option Ne pas recalculer les tarifs au changement de période désactive le recalcul des tarifs des lignes quand la période d’une proposition ou d’une commande de location change : la case correspondante disparaît des documents (voir 6.4). Le recalcul est actif par défaut.

3.4 Coefficients

Sous-onglet « Coefficients », avec le titre « Coefficient selon la durée ». Le réglage Nombre de jours (10 au départ) fixe le nombre de champs : un coefficient par jour, de 1 jour jusqu’à ce nombre (1 au départ pour chaque jour). Les coefficients s’enregistrent dès qu’ils changent ; après un changement du nombre de jours, la page se recharge.

Un produit « soumis aux coefficients » n’a qu’un prix journalier : son prix de vente = prix journalier HT × coefficient × nombre de jours de la location. Au-delà du dernier jour saisi, le coefficient du dernier jour est appliqué.

3.5 PDF des bons

Deux options cochent par défaut « Afficher l’entrepôt dans le PDF » pour le bon de location et pour le bon de retour.

3.6 Numérotation et modèles de documents

• Onglet « Numérotation » : un sous-onglet « Numérotation des locations » (propositions et commandes de location, avec leur propre référence et un masque réglable ; les autres documents gardent le modèle choisi), un sous-onglet pour les bons de sortie (bons de location) et un pour les bons de retour, chacun avec ses modèles de numérotation (standard et avancé).
• Onglet « Modèles de documents » : un sous-onglet par type de document, en premier « Propositions de location » (modèle de PDF « location », voir 10), puis bon de location et bon de retour, pour activer les modèles de PDF et choisir celui par défaut. Les modèles par défaut sont activés et choisis à l’activation.

4. Droits d’accès

Droit	Permet de
Lire les réglages de location, tarifs et disponibilités des produits	Consulter l’onglet « Location » des produits, l’agenda et le planning
Créer / modifier les réglages de location, tarifs et disponibilités des produits	Rendre un produit louable, saisir tarifs et disponibilités
Supprimer les tarifs de location et périodes de disponibilité des produits	Supprimer un tarif ou une période

Les bons de location et de retour ont leurs propres droits (lire, créer, supprimer, valider), à attribuer dans la fiche de l’utilisateur ou du groupe.

5. Produits louables

5.1 Rendre un produit louable

Sur la fiche d’un produit ou d’un service, onglet « Location » : cochez « Louable ». Le produit reste vendable dans les documents habituels. Choisissez le mode :

• Unitaire : un seul exemplaire (un spectacle, une salle…), qui ne peut pas être loué deux fois sur la même période.
• Plusieurs exemplaires : le nombre d’exemplaires est le stock Dolibarr du produit (tous entrepôts).
• Sans limite de nombre : aucune gestion de disponibilité.

Une couleur du produit s’affiche dans l’agenda et le planning ; un sélecteur rapide l’enregistre aussitôt. Deux produits ne peuvent pas avoir la même couleur : la plus proche disponible est alors retenue et le message l’indique.

Les modifications de l’onglet « Location » sont enregistrées automatiquement : une coche verte ✔ s’affiche pendant 1 seconde, une croix rouge ✖ signale un échec. Cela vaut aussi pour le prix unitaire HT des tarifs, lorsque vous avez le droit de les modifier.

Si le produit n’est pas « en vente », un message d’information s’affiche en haut de l’onglet : le produit reste louable et apparaît dans la recherche des propositions et commandes de location, mais pas dans les listes de produits des documents habituels.

5.2 Tarifs de location

• Unité : heure, demi-journée, jour, semaine, mois, année, forfait (durée et unité du forfait) ou sans limite de durée.
• Tarif dégressif : pour une durée donnée, le tarif retenu est celui de la plus grande durée minimale (« À partir de ») atteinte.
• Tarif propre à un client : il remplace les tarifs généraux de la même unité.
• Produit soumis aux coefficients : il n’a qu’un prix journalier HT, saisi à côté de la case « Soumis aux coefficients » ; le sous-onglet « Tarifs de location » n’est alors pas proposé. Le prix de vente d’une ligne = prix journalier HT × coefficient × nombre de jours de la location (voir 3.4).

5.3 Disponibilités

Sans période « Disponible », le produit est disponible toute l’année, sauf pendant les périodes « Indisponible ». Une période cochée « Chaque année » ne tient compte que du jour et du mois.

5.4 Libellé et description de location

Un libellé et une description propres à la location (multilingue, dans la langue du tiers si l’option de Dolibarr est activée) sont repris à l’ajout d’une ligne dans un document de location. Vides, ceux de la fiche du produit sont utilisés.

6. Propositions et commandes de location

6.1 Créer un document de location

Menu « Location » : Nouvelle proposition ou Nouvelle commande. Le champ « Location » n’est proposé qu’à la création. Seuls les produits louables peuvent être ajoutés.

• La période de location du document (début / fin, calendrier moderne à deux mois, sélection au doigt ou à la souris) est proposée à chaque nouvelle ligne et modifiable ligne par ligne.
• Sur la fiche, les dates de début et de fin sont regroupées sur une ligne « Période de location » (par exemple 05/11/2026 → 07/11/2026) : un clic ouvre le calendrier de période, et la période est enregistrée dès que les deux jours sont choisis.
• Le prix est calculé d’après les tarifs du produit (unité la plus avantageuse si l’unité est laissée vide).
• Pour un produit soumis aux coefficients, le prix de vente est recalculé sur toutes les lignes avant la validation de la proposition ou de la commande, avec un message d’information.
• La ligne n’affiche ni les dates, ni l’unité, ni la durée tant qu’elle suit la période du document, la période et le nombre de jours étant déjà connus. Si la ligne a une période propre différente de celle du document (anomalie), ces valeurs s’affichent en rouge.
• La ligne affiche la disponibilité sur la période : propositions, commandes et brouillons, quantité restante.

6.2 Jour d’enlèvement non compté

Sur la proposition de location, la case « Jour d’enlèvement non compté » est enregistrée dès qu’elle change. Cochée, elle ne facture pas le premier jour de la location (au moins un jour reste facturé) : du lundi au mercredi, la location compte 2 jours facturés au lieu de 3. Cette règle s’applique avant celle du week-end, et à la durée en jours des tarifs et des coefficients.

• La case est modifiable tant que la proposition est en brouillon.
• Une fois la proposition validée, et sur la commande de location (qui reprend la valeur de la proposition), elle n’est plus qu’affichée.
• Elle est proposée par défaut ; elle peut être retirée complètement dans les réglages (voir 3.3).

6.3 Réservations et disponibilité

Document	Effet
Proposition validée	Réservation provisoire : un avertissement signale les produits déjà réservés
Commande validée	Réservation ferme : la validation est refusée si le produit n’est plus disponible
Brouillons	Comptés dans l’agenda, sans bloquer

6.4 Recalcul des tarifs au changement de période

Sur la proposition de location, la case « Recalculer les tarifs au changement de période » est cochée par défaut et enregistrée dès qu’elle change (coche verte pendant 1 seconde). Cochée, un changement de la période de location du document, tant qu’il est en brouillon, recalcule le tarif de chaque ligne qui suit cette période : tarifs, coefficients, jour d’enlèvement non compté et week-end sont pris en compte, ainsi que le texte et les dates de la ligne.

• Une ligne dont la période propre est différente de celle du document garde son prix.
• La case est modifiable tant que la proposition est en brouillon ; ensuite, et sur la commande (qui reprend la valeur de la proposition), elle n’est plus qu’affichée.
• Elle peut être retirée complètement dans les réglages (voir 3.3).

7. Agenda et planning

• Agenda location sur la fiche d’un produit (visible seulement si le produit est louable et pas « sans limite de nombre »).
• Planning de tous les produits louables, en vue semaine, mois ou année.
• Chaque jour est découpé en une case par type de réservation (commande, proposition validée, brouillons), avec le nombre en gras et une couleur pleine par type ; l’info-bulle suit la souris, un clic ouvre l’agenda du produit.
• Un produit complet est entouré de la couleur « complet ». Les jours de sortie anticipée et de retour différé sont signalés par des flèches.

8. Bons de location et bons de retour

8.1 Le bon de location

Depuis une commande de location validée, bouton « Créer un bon de location » (toutes les lignes ou une sélection). Choisissez l’entrepôt d’origine de chaque ligne. À la validation, le stock est transféré vers l’entrepôt de location : le matériel n’est plus disponible sur la période de la commande, et le PDF est généré.

8.2 Le bon de retour

Depuis un bon de location validé, bouton « Créer le bon de retour ». La quantité rendue est proposée égale à la quantité sortie. À la validation :

• les produits rendus retournent dans leur entrepôt d’origine (modifiable par ligne) ;
• les produits manquants sortent du stock de l’entrepôt de location et une facture complémentaire brouillon est créée au prix de vente du produit ;
• la commande de location passe automatiquement au statut « Livrée ».

Les fiches des bons suivent le standard Dolibarr : onglets Fiche, Notes, Documents et Événements.

9. Listes et menus

• Listes « Propositions » et « Commandes » de location, limitées aux documents de location ; sous-listes par état repliées par défaut.
• Liste des commandes : colonnes « Location » et « Retour » avec un pictogramme coloré selon l’avancement (pas de bon, brouillon, matériel sorti, rendu).
• Liste des produits louables : libellé de location précédé d’un point de couleur ; la référence mène à l’onglet « Location » du produit.
• Listes standard de Dolibarr : point de couleur après la référence d’un document de location.

10. Impression PDF

Les propositions de location sont imprimées avec le modèle « location » : la période de location (début, fin, nombre de jours, mention du jour d’enlèvement non compté) est écrite au-dessus du tableau des lignes et non dans les lignes ; les lignes qui ont une période propre sont listées sous la période du document. Les propositions de location prennent ce modèle à leur création, et la zone « Générer le document » ne propose que les modèles de location. Le modèle par défaut se choisit dans les réglages (voir 3.6).

Le bon de location et le bon de retour sont imprimés au modèle standard Dolibarr : en-tête avec logo, cadres expéditeur et destinataire, tableau des lignes sur plusieurs pages, pied de page. Chaque PDF se termine par une signature précédée de la mention « Bon pour enlèvement du matériel » ou « Bon pour retour du matériel ». La colonne d’entrepôt est masquée sauf si la case « Afficher l’entrepôt dans le PDF » est cochée ; la colonne « Manquant » du retour n’apparaît que si quelque chose manque.

11. Limites connues et FAQ

L’activation du module est refusée.

Vérifiez que le framework NSINFO (version 23.8.6 ou supérieure) et les modules Produits, Services et Stock sont actifs, et que l’option « services en stock » du module Stock est cochée.

L’onglet « Agenda location » n’apparaît pas.

Le produit doit être louable et ne pas être en mode « sans limite de nombre ».

Un produit n’est pas proposé dans ma proposition de location.

Seuls les produits cochés « Louable » le sont dans un document de location.

Le prix n’est pas calculé.

Aucun tarif de location ne correspond au produit et à l’unité : ajoutez un tarif dans l’onglet « Location » du produit.

Une validation de commande est refusée.

Le produit n’est pas disponible sur la période (quantité déjà louée, période indisponible). Modifiez les dates ou la quantité.

Autres limites

• Après une mise à jour, désactivez puis réactivez le module.
• Le calendrier de choix de période est fourni par le framework NSINFO.

Une question ? Assistance NSINFO au 03 70 999 730 ou sur la page Assistance.